Die Ausschreibungsphase dient dem Vergleich von Angeboten und Leistungen verschiedener Unternehmer. Der Preis ist dabei zwar ein wichtiger, nicht aber der einzige entscheidende Faktor. Genauso wichtig für die Beurteilung eines Angebots sind die Qualität, die Erfahrung des Anbieters, allenfalls entsprechende Referenzen sowie zusätzliche im Angebot enthaltene Dienstleistungen. Natürlich sollte auch die in Ihren Terminplan passende Verfügbarkeit gegeben sein. Unter Berücksichtigung des Umweltaspektes macht es aufgrund der kurzen Transportwege Sinn, möglichst lokale Anbieter und Produkte zu berücksichtigen. Neben den Vorteilen der lokalen Verbundenheit und des Images sowie der Identifikation und Exponiertheit des Anbieters in der Region stehen für künftige Unterhaltsarbeiten und den Betrieb lokale Partner meist auch flexibler zur Verfügung.
Beurteilung und Vergleich von Angeboten
Der Angebotsvergleich ist nicht immer einfach, da unterschiedliche Unternehmen auch unterschiedliche Offerten stellen und Positionen teilweise zusammengezogen oder pauschal offeriert werden. Für den Besteller wird es deshalb oft schwierig, einzelne Positionen zu verstehen und diese direkt zu vergleichen. Das weitaus grössere Problem besteht aber oft in Positionen, die zwar nötig, aber als Leistung bauseits oder gar nicht ausgeschrieben sind, weil diese zu einem anderen Gewerk gehören und vom anbietenden Unternehmen nicht geleistet werden können. Den Hauseigentümern als Besteller fehlen meist das Wissen und die Erfahrung, um dies beurteilen zu können.
Zur Prüfung der Angebote und als Grundlage für den Vergabeentscheid stellen Sie im Idealfall Ihre persönlichen Vergabekriterien zusammen, wie beispielsweise Preis, Liefertermine, geografische Nähe zum Unternehmer, das Vertrauen in die projektverantwortliche Person usw. Gehen Sie das Angebot mit dem Unternehmer Punkt für Punkt durch, damit Sie auch verstehen, was und wie gerechnet wurde und ob dies auch Ihrem erteilten Auftrag sowie Ihren damit verbundenen Erwartungen entspricht. Der Angebotsvergleich ist wesentlich einfacher, wenn nach den Standards der Fachverbände, wie beispielsweise dem Wärmepumpen-System-Modul, offeriert wird. Bei komplexen Angeboten empfiehlt sich nach Möglichkeit der Beizug einer vertrauten Fachperson zur Beurteilung der Plausibilität und der Vollständigkeit.
Das billigste Angebot ist meist nicht das günstigste
Oft sind bis zur Auftragsvergabe im Zuge des Offertvergleichs noch Anpassungen nötig, was manchmal zu Bereinigungen der Angebote in mehreren Schritten zwingt. Sind die Angebote bereinigt und Preis sowie die Leistungen bekannt, lohnt es sich, sich vor Auftragsvergabe noch einmal bewusst zu werden, dass das billigste Angebot nicht immer das günstigste ist. Oft hilft es bereits zu verstehen, warum ein Angebot so günstig ist, und sich die Frage zu stellen, wie Sie persönlich zu oft damit verbundenen Einbussen punkto Material und Ausführungsqualität stehen.
Verständnis der Positionen und Vollständigkeit
Die mündlichen Erläuterungen des Unternehmers zu den einzelnen Positionen im Angebot helfen Ihnen, diese und deren Notwendigkeit zu verstehen respektive zu beurteilen. Oftmals kommt es vor, dass exakt das offeriert wird, was nachgefragt wurde, jedoch auf Schnittstellen und nötige Leistungen anderer Gewerke nicht oder nur ungenügend hingewiesen wurde. Manchmal werden solche Positionen mit «Leistung bauseits» oder schlicht «bauseits» bezeichnet. Im Falle einer aussen aufgestellten Wärmepumpe können dies beispielsweise die Erstellung eines Fundaments oder nötige Kernbohrungen durch den Baumeister sein. Beim Heizungsersatz als Beispiel ist ein Elektriker für den Anschluss beizuziehen, der auch in den Gesamtkosten berücksichtigt werden muss. Für Sie als Auftraggeber ist es zentral, dass sämtliche Leistungen über alle relevanten Gewerke erfasst, aufeinander abgestimmt und eingerechnet sind, nur so entspricht der Abschluss der Arbeiten auch dem, was Sie sich als Ganzes vorgestellt haben.
Plausibilitätsprüfung und mögliche Alternativen
Neben der Prüfung auf Vollständigkeit gilt es mit der Plausibilitätsprüfung zu kontrollieren, ob Ausmasse und Annahmen betreffend Zeitaufwand für Sie nachvollziehbar sind. Ausmasse lassen sich aufgrund vorhandener Plangrundlagen oder händischem Messens im Gebäude relativ einfach überprüfen. Ob aber die offerierten Wärmeaufbereitungskomponenten im Verbund auch Ihren persönlichen Erwartungen in Ihrem gelebten Alltag entsprechen, muss mit dem Fachmann geklärt werden. Hier gilt es auch, die Bedeutungen und Auswirkungen der vom Unternehmer angenommenen Leistungsmerkmale im Gespräch zu verifizieren. Die Warmwasseraufbereitung ist hier ein schönes Beispiel: Schafft es der Wärmepumpenboiler, Ihren aktuellen Bedarf an Warmwasser, abhängig von Ihren Gewohnheiten, zu decken? Wenn eine vierköpfige Familie beispielsweise zeitlich versetzt warm duscht, ist die Wasseraufbereitung anders zu konzipieren, als wenn nacheinander jeder ein Vollbad nimmt. Sprechen Sie die für Sie wichtigen Themen an, und thematisieren Sie immer auch die Möglichkeit von Alternativen. Oft finden sich auch sogenannte Per-Positionen. Dies sind Leistungen, deren Umfang bei der Angebotserstellung noch nicht definiert wurde. Solche Positionen sind meist zwar ausgewiesen, nicht aber im Angebot eingerechnet, und bezeichnen oft mögliche Alternativen oder Zusätze.
Bereinigung des Angebots
Je mehr Gewerke in ein Sanierungsprojekt involviert sind, desto grösser wird die Anfälligkeit für Doppelspurigkeit. Es lohnt sich zu klären, wer was ausführt und welche Leistungen bei welchem Gewerk am günstigsten angeboten werden können. Nötige Anpassungen aufgrund von Änderungen, abweichendem Ausmass oder gewünschten Alternativen sowie die Bereinigung von Per-Positionen müssen mit dem Unternehmer besprochen und anschliessend im Angebot final bereinigt werden. Sämtliche Angebote sollten für Sie vor Auftragserteilung plausibel, bereinigt und über alle Gewerke vollständig sein.
Von der Kostenschätzung zum Kostenvoranschlag
Mit dem Bereinigen der Angebote kann aus der ersten Kostenschätzung (+/– 20 %) aufgrund konkreter Angebote der Kostenvoranschlag mit einer Genauigkeit von +/– 10 % erstellt werden. Mit zunehmendem Sanierungsaufwand lohnt es sich zudem, entsprechende Positionen für Unvorhergesehenes und Reserven einzurechnen, damit die Schlussabrechnung keine böse Überraschung birgt. Um die Übersicht zu behalten und Abweichungen zu sehen, lohnt es sich, über den gesamten Sanierungsprozess eine einfache Kostenübersicht nach Gewerken (Baukostenplan BKP) zu führen, die als Kontrolle auch zum Zahlungsplan erweitert werden kann.
Verbindlichkeiten, Termin- und Zahlungsplan
Ein Angebot gilt meist nur für einen ausgewiesenen Zeitraum. Wenn seit Angebotserstellung und Auftragserteilung die Gültigkeitsdauer des Angebots abgelaufen ist, müssen eventuell Konditionen nachverhandelt werden. Über einen längeren Zeitraum ist auch mit Schwankungen von Materialpreisen zu rechnen. Meist ist die Gültigkeitsdauer für eine Entscheidungsfindung aber genug lang, so dass bei kleinen und mittleren Bauvorhaben auch kein separater Terminplan für Gültigkeitsfristen erstellt werden muss. Für die Planung und Ausführung sowie zur Koordination der Gewerke lohnt sich das Erstellen eines einfachen Terminplans, der Start und Abschluss der verschiedenen Arbeiten ausweist. Dies zeigt Ihnen, wie lange der gesamte Bauprozess dauert, wann welche Gewerkeim Einsatz sind, und hilft, Arbeiten, die voneinander abhängig sind, optimal zu koordinieren. Der Zahlungsplan lässt sich einfach als Baubuchhaltung in den Kostenplan integrieren.
Was Sie bei einem Angebot unbedingt prüfen und klären sollten
● Verständnis der Offerte (alle Positionen), ansonsten fragen Sie nach
● Plausibilität der Positionen
● Vollständigkeit der Positionen gemäss erteiltem Auftrag
● Ausmass-Kontrolle (stimmen die angenommenen Mengenangaben, Flächen, Längen…)
● Bauseitige Leistungen (Arbeiten, die nicht vom Offertsteller angeboten werden und deshalb bei einem anderen Gewerk bestellt oder selbst erbracht werden müssen)
● Regiearbeiten werden nach Aufwand verrechnet. Meist wird aus Erfahrung eine Annahme getroffen. Die Verbindlichkeit dieser Annahme gilt es zu plausibilisieren, um massive Kostenabweichungen zu vermeiden.
● Liefertermine und Bauprogramm
● Zahlungsmodalitäten (Fristen, Akontozahlungen, Schlussrechnung), Preis (inkl. Kontrolle der einzelnen Positionen und Positionsgruppen)
● Kostendach anfragen (Kosten-Obergrenze für Gesamtleistung)
● Referenzen einholen
